Jak efektywnie zarządzać czasem pracy?
Jaki jest Twój styl pracy? Czy to uporządkowane, chaotyczne czy przypadkowe? Ale bez względu na to, co sprawia, że jest inaczej, możesz być pewien - nikt nie działa dokładnie tak samo jak Ty! Ile osób, ile osób, co bezpośrednio przekłada się na sposób, w jaki wykonujemy nasze obowiązki. Dopóki nie jesteśmy ograniczeni wymogami specyfiki zawodowej (zwłaszcza ściśle określonymi procedurami), możemy dać sobie pewną swobodę by być bardziej efektywnym. Dziś opowiemy Ci jak zorganizować czas pracy w oparciu o nasze doświadczenie!
Planowanie to określenie liczby i rodzaju zadań we wcześniej ustalonych ramach czasowych. Brzmi łatwo? To trudna sztuka, a na ten temat są dziesiątki książek, inspirujących filmów i opracowań naukowych. Istotą planowania jest uchwycenie najważniejszych rzeczy i umieszczenie ich w odpowiedniej hierarchii. Sama priorytetyzacja jest ogromnym wyzwaniem dla naszej organizacji i czasu. Jak odróżnić ważne wydarzenia od wydarzeń, które trzeba przełożyć? Co powinniśmy zrobić najpierw?
Nie ma jednej uniwersalnej formuły, chociaż mówcy motywacyjni i trenerzy nieustannie odkrywają na nowo sposób wykorzystania czasu i wykorzystanie go tak efektywnie, jak to możliwe. Modna stała się zasada, zgodnie z którą jeśli jakakolwiek czynność nie przekracza dwóch minut, powinniśmy to zrobić natychmiast. Planowanie godzin pracy powinno odbywać się etapami. Zastanówmy się, na jaki okres chcemy zaplanować. Artykuły naukowe zalecają skupienie się na planach krótkoterminowych. Zróbmy więc plan tygodniowy i plan dzienny. Dłuższa perspektywa czasowa sprawi, że staniemy się nieelastyczni, nasze harmonogramy będą zbyt sztywne i będą mniej odporne na zmiany. Pamiętaj, aby zaplanować odpowiednie wolne miejsce w naszym harmonogramie, tzw. okno, które się otworzy, posłuży nam na wypadek, gdyby któraś z naszych czynności się wydłużyła lub pojawi się nowe zadanie wymagające od nas większej uwagi.
Przerwy to konieczność
Wielogodzinna praca pod ciągiem jest niemożliwa na dłuższą metę. Wiesz, niektóre zawody tego potrzebują – w końcu lekarze nie myślą o ratowaniu ludzkiego życia, które stoi już od godziny. W przypadku większości zawodów możemy jednak spokojnie sobie pozwolić na takie przerwy, zwłaszcza że reguluje je Kodeks Pracy.
Możesz czasem zastanawiać się „dlaczego potrzebuję przerwy?” Zrobię coś szybciej i szybciej to załatwię. „Cóż, pomysł jest iluzoryczny, bo maksymalizując swoje zasoby przez dłuższy czas, mamy mniej czasu na ich regenerację. Jeśli nasza praca nie polega na cichym jedzeniu, zamykaniu powiek czy robieniu przerw na wietrzenie, bardzo szybko się męczymy. Po prostu zobaczcie, jak to wpływa na wyniki naszych obowiązków.
Zasada pomodoro
Technika wynaleziona przez Włochów nazywa się Techniką Pomodoro. Swoją nazwę zawdzięcza minutnikowi kuchennemu w kształcie pomidora. Zgodnie z jej zasadami podstawą jest przygotowanie listy zadań, które chcemy wykonać. Gdy jesteśmy gotowi, zabieramy się do pracy, która powinna trwać 25 minut. Zadanie powinno być dostosowane do określonego czasu. Jeśli zadanie jest za krótkie, posortuj według dwóch lub trzech. Główną zasadą, której należy przestrzegać, jest nie branie sobie wolnego czasu – każda przerwa zaburza naszą koncentrację i sprawia, że technika staje się nieskuteczna. Po upływie określonego czasu przysługuje nam 5-minutowa przerwa. Kiedy skończymy, wracamy do pracy. Po czterech cyklach Pomodoro mamy dłuższe okresy odpoczynku, które powinny trwać od 20 do 30 minut. Co ważne, Technika Pomodoro nie tylko poprawia koncentrację, ale także motywuje do pracy – usuwanie kolejnych wykonanych zadań z listy zdecydowanie poprawi nasze samopoczucie i da poczucie dobrze wykonanej pracy.
Aby perfekcyjnie wykorzystać Technikę Pomodoro, należy z niej korzystać przez około dwa tygodnie. Opracowaną przez Włocha metodę chwaliła też Anna Kania na swoim studenckim blogu, gdzie wykorzystywała tę technikę przygotowując się do ważnych egzaminów. Jak zaznaczyła, była z tego bardzo zadowolona - w jeden dzień z powodzeniem opanowała 80% materiału, podczas gdy w pierwszych pięciu dniach odpowiedziała tylko 1/5 pytań. Szukając innych metod planowania pracy koniecznie zajrzyj na: https://techpolska.pl/
Porządkowanie zadań
Podczas tworzenia idealnego planu dnia, niezbędne jest również sporządzanie notatek, możesz to wykonywać klasycznie w notesie, jak również wykorzystując specjalne aplikacje. Zobacz propozycje, które przygotowaliśmy i koniecznie przeczytaj wpis: https://techpolska.pl/najlepsze-aplikacje-do-tworzenia-notatek-ranking-2022/